Led ditt projekt till framgång! Vår expert inom projektledning delar sina bästa tips och sin syn på frågan om mjuka och tekniska färdigheter.

Projektledarrollen var ingen självklarhet från början eftersom Ibrahim Alaff är utbildad ingenjör. Möjligheten att arbeta i ett snabbt tempo och att lösa problem motiverade honom att testa rollen. Det blev snabbt en framgång där varje dag innebar nya möjligheter och varje projekt inspirerade till nya insatser.
‍

Som projektledare är Ibrahim innehavare av flera internationellt erkända certifikat: PMP, PRINCE2, Agile PM och och Scrum.

‍

Masteruppsatsen handlade om integrering av bästa praxis för projektledning i palestinska icke-statliga organisationer, så kallade NGO`s. Lägg till att han har erfarenhet av flera branscher, främst infrastruktur och VVS. Ibrahim som arbetat på Sigma Engineering, UNDP (FN organisationen för internationell utveckling)  för att nämna några arbete  började så småningom även att föreläsa på universitetet i Al-Aqsa och Uppsala  inom projektledning.

‍

Med utgångspunkt i sin passion:

– Jag älskar att bygga starka team som projektledare och se hur projektet och resultaten  förbättras över tid. Framgångsrika team består så mycket mer än bara spetskunskaper, man behöver bejaka motivation, samarbetsförmåga och andra mjuka värden.

År 2000 blev han kontaktad av palestinska ingenjörsförbundet för att hjälpa dem att utbilda nya ingenjörer vilket ledde till att hålla projektledarkurser mellan 2000 och 2010. Efter att Ibrahim pluggat klart sin master 2006 fick han ansvara för kurser på uppdrag av PIU och Al-Aqsa universitetet i kombination med andra anställningar. Efter några år blev det dock svårt att kombinera rollerna med familjära åtaganden, så Ibrahim valde att lägga fokus på UNRWA. Sedan blev han erbjuden praktikplats 2016 som adjunkt vid Uppsala universitet som sedermera ledde till en fast anställning.

Ibrahim kan se vissa skillnader i projektledarrollen i Sverige jämfört med tidigare erfarenheter. Sverige utmärker sig med både ett lägre tempo på ett generellt plan och att ansvarsfördelningen är större. Vidare finns det en större andel specialiserade projektledare där projektledaren har djup förståelse i tekniska aspekter i liknade projekt. Organisationer och företag odlar fram specialister på specifika områden och därav kan olika projektledare ha vitt skilda spetskompetenser i ett och samma projekt. Detta är både en styrka och en nackdel enligt Ibrahim.

‍

-Min bild är att det internationellt är mer förekommande att det efterfrågas personal med bred erfarenhet av samma typ av projekt i olika branscher. Det är kunskapen som projektledare som är central.  I Norden får jag uppfattningen att värdet av att projektledaren har djup förståelse för de tekniska sakkunskaperna värdesätts högt. Projektledaren är involverad i koder/standarder för den typen av projekt och dynamiken i det specifika området. Medan det andra sättet har fördelen av att ta med sig lärdomar från andra sektorer, vilket ger nya ögon och idéer som kan visa sig värdefulla.

Ibrahim har även arbetat under mer otrygga och kaosartade geopolitiska förhållanden än i Sverige som har ett stabilt klimat och få konflikter. Något han anser är en styrka:

– I samband med konflikten i Ukraina har vi sett hur omvärlden snabbt kan bli osäker. Det är en fördel att jag kan arbeta i dessa situationer eftersom i mina riskanalyser alltid finns en viss tanke på säkerhetsaspekter vilket kan påverka allt ifrån tekniska lösningar och leverantörer, säger han. Jag skulle rekommendera blivande projektledare att försöka anamma det som handlar om leverantörskedjor och andra säkerhetsaspekter. Better safe than sorry är en bra riktlinje.

När är projektet framgångsrikt? Det är en fråga Ibrahim fått flera gånger under sin tid som utbildare och Ibrahim menar att det viktigaste är i första hand att projektägaren så klart bli nöjd, därefter att teamet blir färdigt med uppdraget i tid och håller budgeten. Har man fokus på beställaren följer ofta andra framgångsfaktorer och bidrar till en bra kommunikation.  Det är även av stor vikt att alla teammedlemmar kommunicerar väl vilket medför att de blir effektiva och skapar en vilja att arbeta tillsammans igen. Ett annat mått på framgång som är viktigt att belysa är att uppdraget tjänat samhället väl och inte skadat miljön. Denna faktor kan vara en viktig morot för vissa individer i ett team och behöver också belysas. Ett projekt övergår i slutet till förvaltning, det är det slutliga måttet på om projektet är lyckat, och det kan levereras med glada miner till de som sedan ska ta hand om och skapa värden för ägaren.
     
Ibrahim har god erfarenhet av att arbeta med olika kulturer och nationaliteter i olika projekt. Redan som 6-åring gick han på skola med cirka 30 olika afrikanska och asiatiska nationaliteter. Familjen hade också en goda vänner från Storbritannien. På så vis utvecklade Ibrahim en interkulturell kompetens, där han fick förståelse för olika seder och sätt att tänka. Det var en synnerligen en god start som skulle bli värdefull universitetet i Kairo där han mötte människor med många olika nationaliteter.

‍

På Sigma Engineering där Ibrahim hade en lång karriär efter studier var det vanligt med en daglig kontakt med ca 10 - 20 olika intressenter av flertalet av olika nationaliteter. De var främst araber från olika länder och européer som fransmän, tyskar och holländare. När Ibrahim sedan gick över att arbeta på UNDP EXPAT (FN organisationen för internationell utveckling) vid Gaza som stöd för de palestinska myndigheterna kommunicerade han både med palestinier och israeler vilket innebar stora insatser av säkerhet och ständiga riskanalyser. Vid Gaza Seaport samarbetade Ibrahim mest med holländare och fransmän och sedermera hade han kontakt med irländare, australiensare och amerikaner, för att nämna några exempel.

‍

På senare år har han lärt känna den svenska kulturen:

– Efter 8 år i Sverige trivs jag väldigt bra här, men jag kan fortfarande uppleva att svenskar är något reserverade ibland och det kan svårt att veta vad de känner, men i yrkeslivet behöver jag inte tvivla på deras kompetens.

‍

För att kunna navigera i en ny kultur finns det vissa saker att tänka på. Som utbildare har Ibrahim försökt inspirera studenter inom projektledning att testa att arbeta i mångkulturella team och att utveckla sina soft skills. Ibrahim har ett system som han ofta använder och vill tipsa om. I början av projektfasen ska man vara så transparent och neutral som möjligt, även om man känner till kulturen, eftersom människor är olika.
‍

Fas ett är:

‍
* Försöka att förstå att det finns olika tolkningar av vanliga saker
* Hitta gemensamma nämnare

‍

Fas två:

‍
* Utgå från gemensamma nämnare och närma dig olikheterna
* Bortse från alla oviktiga meningsskiljaktigheter
* Prata om neutrala ämnen för att ta reda på om det finns meningskiljaktigheter.
* Be om ursäkt i förväg om du riskerar att uttrycka dig på ett felaktigt, otillbörligt eller arrogant.
* Kommunicera tydligt
* Var ärlig och transparent.

‍

Fas tre:

* Ha en tydlig gränssättning.
* Var ärlig, men trampa inte någon på tårna.
* Fortsätt att visa ditt sanna jag steg för steg, men med försiktighet.
* Tänk på att visa kollegorna respekt och försök inte ändra på dem om inte arbetet kräver det

‍

Erfarenhet är projektledarens viktigaste verktyg. Ibrahim berättar om ett par projekt där han var med om att eliminera olika risker. I Gaza gjorde det politiska läget att det fanns många säkerhetsrisker och saker kunde förändras på ett ögonblick. Vid ett tillfälle var det svårt att transportera varor till olika akutläger i området. I stället för att bara ha ett centraliserat lager, såg de till att bygga upp flera lager på olika ställen. På så vis blev det flexiblare att transportera mat och andra förnödenheter till lägret, vilket gjorde att det inte blev brist på något i lägret. I ett av projekten fanns det en stor risk att de inte skulle kunna få tag på material och maskiner. Därför såg Ibrahim till att de köpte alla saker i förväg och förvarade dem på ett lager för att kunna vara mer proaktiva.

‍

Vad har varit din största utmaning som projektledare?

Utmaningar dyker upp i alla former och färger Det kan verka stort, men oftast lyckas man med att lösa problemet till slut. Utmaningen beror helt och hållet på uppdraget, organisationsstrukturen och de tekniska aspekterna. Till exempel har Ibrahim behövt läsa in sig på olika sektorers teknik: allt från en metrostation, till kraftverk och infrastruktur. Internet har inte alltid varit tillgängligt, och det har varit svårt att hitta information ibland, trots ingenjörsutbildningen.

‍

Det finns flera utmaningar med att bygga team. Ett exempel är att Ibrahim som nyexaminerad fick arbeta med folk som var dubbelt så gamla. Som ingenjör hade han teoretisk kunskap, men inte tillräckligt mycket praktisk erfarenhet. Han byggde goda relationer med de anställda och sydde ihop allas samlade erfarenhet. Ibrahim ville visa att han arbetade hårt och att han gav alla respekt.

‍

20 år senare gick Ibrahim med i UNRWA - GFO som områdesofficer i RSSP och blev därmed ansvarig för att leda ett fragmenterat och underpresterande team. Det var ett team på 19 personer som inte var nöjda med att en outsider blev deras chef. Många var utbrända och omotiverade och gillade inte att någon utan utbildningsbakgrund inom sociala frågor la sig i. Dessutom fanns det mycket osämja sedan tidigare. Ibrahim arbetade stenhårt på att ge alla egna ansvarsområden och la tid på att lära känna dem och medla mellan olika medarbetare. Det gick från att vara en dysfunktionell grupp till ett blomstrande

‍

Hur organiserar du ditt arbete?

‍

“I’m an old school guy”, och har alltid en penna till hands. Under arbetsdagen försöker jag alltid avsluta det viktigaste först. Microsoft Projects och Primavera är de föredragna alternativen, men jag anpassar mig efter organisationens val av mjukvara som kan vara Jira eller monday.com. De flesta verktyg har de grundläggande lösningar för att organisera arbetet. Det kan dock uppstå problem om de olika filerna inte länkas ihop på nödvändigt sätt vilket kan ge brister i att se projektets status. Aktiviteter och uppgifter är beroende av varandra, det gäller att kunna se sambanden för att komma vidare i projektet.

‍

Hur hanterar du uppdragsändringar som projektledare?

‍

Det är ett väldigt vanligt i projekt. När jag arbetade utomlands i Egypten för SIGMA vill folk ibland ge order och inte gå in i diskussioner och det blev värre upp ju högre i hierarkin de var. Den mentaliteten är ganska tuff att hantera.

‍

Det är problematiskt när kunden vill ändra en massa i uppdraget, inte vill betala extra, men ändå vill ha allt klart i tid. Då tar jag till min PPP-strategi: preventive, proactive, progressive. Vi kan försöka förutspå om kunden kommer att vilja ändra mycket och ta höjd för det i budgeten, samt vara mentalt redo. I proactive-steget gick jag aldrig med direkt på kundens önskemål, utan bad om att få vända det med min chef först, och därefter började jag förhandla.

‍

Hur hanterar du teammedlemmar som inte presterar väl?

‍

Jag försöker att gå till botten med problemet och prata med dem vänskapligt, för att se om jag kan göra något. Kanske till och med ge råd. Jag kollar också om det kan finnas några fysiska besvär just den dagen och kan ge dem ledigt för att låta dem komma tillbaka redo att göra ett kanonjobb. Men om en anställd presterar dåligt en längre tid, så försöker jag ha en diskussion med personen och håller hen under uppsikt. Brist på motivation kan bero på en kronisk sjukdom eller problem hemma med familjen. Om det fortsätter kommer jag återigen ta upp problemet, fast tydligare den här gången. Jag undersöker också om personen tillfälligt kan få en mindre arbetsbörda.
‍

‍

Som projektledare behöver man utveckla sina softskills, gärna så tidigt som möjligt i karriären eftersom det kan vara skillnaden mellan framgång eller inte framgång i komplexa projekt. Ha grundläggande kommunikationsfärdigheter är självklart viktigt men softskills för en projektledare är mer än kommunikation och teknik. Tyvärr är det svårare att lära ut och behövs utvecklas successivt via erfarenhet.

- Jag uppmanar blivande projektledare att skaffa sig internationellt gångbara certifikat och erfarenhet i internationella projekt eftersom det är en kompetens som blir allt viktigare i en globaliserad värld.

Ibrahim Alaff
Maskiningenjör och projektledare
Driftklart AB

‍